Home Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement van Baanvereniging Groot Amsterdam
Versie 1.0; 28-11-2019
Versie 1.1; 15-03-2025; organogram aangepast n.a.v. besluit in bestuursvergadering dd 14-03-2025

Onderliggend aan de statuten van Baanvereniging Groot Amsterdam d.d. 28 juni 2018

Inhoud

  1. Algemene bepalingen
  2. Leden
  3. Bestuur, bevoegdheden en bestuursvergaderingen
  4. Algemene vergadering
  5. Financiën
  6. Organisatie
  7. Inrichting administratie
  8. Rechten en plichten van de leden
  9. Aansprakelijkheid
  10. Abonnementen
  11. Bijlage: organogram

1. Algemene bepalingen

Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door een besluit van de Algemene vergadering.
Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.

2. Leden

Iedere vereniging die abonnementen aanvraagt, wordt automatisch lid van de BGA, tenzij het bestuur anders besluit.

3. Bestuur, bevoegdheden en bestuursvergaderingen

  1. Het bestuur bestaat uit: Voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene leden. Het bestuur vergadert zoveel als nodig is voor het goed functioneren van de vereniging, doch tenminste tweemaal per jaar.

2. Voorzitter

  1. De voorzitter heeft de algemene dagelijkse leiding en vormt met de secretaris en de penningmeester tevens het dagelijks bestuur.
  2. Hij leidt de vergaderingen conform het bepaalde in de statuten.
  3. Hij geeft leiding aan het bestuur en houdt toezicht op het uitvoeren van besluiten van het bestuur.

3. De secretaris

  1. De secretaris voert de administratie van de vereniging voor zover deze niet is opgedragen aan anderen.
  2. Hij voert de correspondentie in overleg met en namens het bestuur.
  3. Hij houdt van deze correspondentie een afschrift.
  4. Hij kan het voeren van correspondentie in bepaalde gevallen aan anderen delegeren, maar blijft de verantwoordelijkheid hiervoor dragen.
  5. Hij draagt zorg voor de communicatie, inclusief de BGA-website.
  6. Hij houdt een ledenlijst bij en informeert het bestuur over veranderingen.
  7. Het verenigingsarchief wordt door hem bewaard en beheerd.
  8. Hij is belast met het notuleren van de vergaderingen, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen.
  9. Op de algemene vergadering brengt hij de door het bestuur vastgestelde de jaarverslagen uit.
  10. De secretaris kan de hem bij of krachtens de statuten of huishoudelijk reglement opgedragen taken, geheel of ten dele door derden doen verrichten. Hij behoeft daartoe de toestemming van het voltallige bestuur.

4. Penningmeester

  1. De penningmeester is belast met het beheer der geldmiddelen en met de bewaking van de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. Hij doet de uitgaven en int de vorderingen.
  2. Hij houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat de baten en schulden van de vereniging te allen tijde direct kunnen worden gekend.
  3. Betalingen uit de verenigingskas worden door hem niet gedaan dan tegen behoorlijke kwijting.
  4. Alle kasgelden boven € 500,– worden door hem bij een door het bestuur aangewezen bankinstelling in bewaring gegeven of, voor zover zij niet nodig zijn voor het bestrijden van lopende uitgaven, op een spaarrekening gestort.
  5. De penningmeester kan de hem bij of krachtens de statuten of huishoudelijk reglement opgedragen taken, geheel of ten dele door derden doen verrichten. Hij behoeft daartoe de toestemming van het voltallige bestuur.
  6. Hij behoeft de goedkeuring van de leden van het bestuur wanneer er financiële verplichtingen worden aangegaan.
  7. De penningmeester maakt voor het einde van elk boekjaar een begroting op van de baten en lasten voor het volgend boekjaar. Hij dient deze uiterlijk een maand vóór de algemene vergadering waarin de begroting zal worden vastgesteld, in bij het bestuur.
  8. De penningmeester maakt binnen 3 maanden na afloop van elk boekjaar de balans plus de staat van baten en lasten per het einde van het verstreken boekjaar op, en dient deze tezamen met de benodigde bescheiden, ter vaststelling in bij het bestuur.
  9. Hij biedt het bestuur tenminste eenmaal per kwartaal inzicht in de financiële stand van zaken.
  10. In geval de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij voor het tijdstip van zijn aftreden zijn boeken en kas nazien door de controlecommissie. Deze brengt binnen één maand na verkregen opdracht verslag uit aan het bestuur dat dit verslag ter kennis brengt van de algemene vergadering.
  11. Rekeningen van de vereniging bij bankinstellingen dienen te zijn gesteld ten name van Baanvereniging Groot Amsterdam.

4. Algemene vergadering

  1. De algemene jaarvergadering wordt tenminste eenmaal per jaar (voorjaarsvergadering) en bij voorkeur tweemaal per jaar gehouden.
  2. Alle leden worden geacht op de jaarvergadering aanwezig te zijn, indachtig het uitgangspunt dat de kracht van de BGA is gelegen in de collectiviteit
  3. Per uitgebrachte stem wordt een weging toegepast op basis van het aantal door de BGA aan de betreffende vereniging verstrekte abonnementen, waarbij alleen het eerste abonnement per abonnementhouder in aanmerking wordt genomen:
  • 1 -50 abonnementen = weging stem x 1;
  • 51 -100 abonnementen = weging stem x 2;
  • 101 -150 abonnementen = weging stem x 3;
  • 151 -200 abonnementen = weging stem x 4;
  • 201 -250 abonnementen = weging stem x 5;
  • 251 -300 abonnementen = weging stem x 6;
  • 301 -350 abonnementen = weging stem x 7;
  • 351 -400 abonnementen = weging stem x 8;
  • 401 en meer abonnementen = weging stem x 9.

Bij de weging van de stemmen geldt voor de bepaling van het aantal meetellende abonnementen van een vereniging, als peildatum 31 maart voorafgaande aan de voorjaarsvergadering van de Algemene vergadering.

5. Financiën

  1. De tarieven voor de schaatsabonnementen worden jaarlijks door de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur, vastgesteld.
  2. De kosten voor de schaatsabonnementen die door de verenigingen zijn aangevraagd worden door de Baanvereniging Groot Amsterdam uitsluitend aan de verenigingen gefactureerd.
  3. Declaraties dienen bij de penningmeester te worden ingediend, voorzien van de nodige onderliggende stukken (bonnetjes, facturen, etc.), en geaccordeerd door de voorzitter van de desbetreffende commissie.

6. Organisatie

  1. Het bestuur is belast met algehele en overkoepelende organisatie. Het bestuur beoordeelt, in overleg met de aangesloten verenigingen voor aanvang van ieder seizoen op welke dagen en uren de verschillende lessen, trainingen, wedstrijden, etc. plaatsvinden.
  2. Het bestuur verkrijgt het recht tot gebruik van ijs van de exploitant van de Jaap Eden baan, op twee manieren:
    1. Gekoppeld aan de afname van abonnementen;
    2. Huur.
  3. Het bestuur heeft de organisatie van de schaats-, trainings- en wedstrijdactiviteiten gedelegeerd aan de volgende commissies (zie ook het organogram van de BGA):
    1. Langebaan, waarin opgenomen wedstrijdschaatsen, toerschaatsen, shorttrack;
    2. Marathon;
    3. Jeugdschaatsen;
    4. Ondersteuning, jurering en opleidingen.
  4. Elke commissie is verantwoordelijk voor de planning en organisatie van alle activiteiten, waaronder bijv. schaatslessen, trainingen, begeleiders, trainers, wedstrijden, begroting, etc.
  5. Niet elektronische documenten dienen steeds achter slot en grendel op een veilige plaats te worden bewaard (zie AVG reglement).
  6. Een commissie bestaat uit minimaal 3 personen met , bij voorkeur, een evenwichtige vertegenwoordiging van de verenigingen die bij die commissie betrokken zijn.
  7. Elke commissie stelt voorafgaand aan het nieuwe boekjaar een beleidsplan inclusief begroting op, en overlegt dit aan het bestuur. Dit plan en deze begroting maken integraal onderdeel uit van de begroting van de Baanvereniging Groot Amsterdam.
  8. De commissie ondersteuning, jurering en opleidingen beheert alle materialen die gebruikt worden door de uitvoerende commissies a t/m c. Daarnaast draagt zij zorg voor de opleidingen, waaronder permanente educatie voor trainers.
  9. De voorzitter van elke commissie bewaakt de begroting. Hij/zij doet dit in samenspraak met en onder eindverantwoordelijkheid van de penningmeester van de BGA.

7. Inrichting administratie

  1. De Baanvereniging Groot Amsterdam richt haar eigen administratie in, waarbij onder meer wordt voldaan aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.
  2. Daarnaast maakt de Baanvereniging Groot Amsterdam gebruik van de wedstrijdorganisatiepakketten Vantage en MDS van de KNSB.

8. Rechten en plichten van de leden

  1. De leden van Baanvereniging Groot Amsterdam hebben het recht om op de uren welke ter beschikking staan van de Baanvereniging, te schaatsen volgens de indelingen die aan het begin van het seizoen gemaakt worden.
  2. De leden van Baanvereniging Groot Amsterdam die KNSB-lid zijn, dienen ervoor te zorgen dat alle leden van hun vereniging met een wedstrijdabonnement of toerschaatsabonnement ook daadwerkelijk actief lid zijn van de KNSB.
  3. Bij wangedrag door leden, bestuursleden, vrijwilligers, begeleiders en schaatsers, tijdens oefeningen, trainingen, wedstrijden of andere activiteiten kunnen strafmaatregelen worden toegepast, die het bestuur vaststelt. Het bestuur kan zich in het uiterste geval beroepen op artikel 4 van de statuten.
  4. Conform artikel 8 van de statuten worden geschillen behandeld door de Geschillencommissie:
    1. De geschillencommissie verzorgt laagdrempelige geschillenbeslechting tussen bijvoorbeeld leden en de BGA;
    2. Een geschil wordt aanhangig gemaakt door een brief te schrijven aan de geschillencommissie met daarin een duidelijke omschrijving van het geschil en de van door de geschillencommissie gewenste beslissing. Daarbij dienen de contactgegevens (e-mailadressen) van de tegenpartij te worden opgegeven;
    3. Nadat de verwerende partij schriftelijk verweer heeft ingediend wordt in de regel een eindbeslissing gegeven. In spoedeisende gevallen kan de geschillencommissie binnen enkele dagen een geschil behandelen.
  5. Vertrouwens contact persoon
    1. Onder de BGA ressorteren diverse selecties. Het kan voorkomen dat er binnen deze ploegen iemand te maken krijgt met grensoverschrijdend gedrag en hierover met iemand wil praten. Hiertoe heeft de BGA een vertrouwens contact persoon (VCP) aangesteld. Deze VCP is aanspreekbaar voor rijders, trainers en ouders. Het kan gaan om seksuele intimidatie, agressie en geweld, treiteren en pesten, discriminatie, intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen;
    2. Het gesprek met de VCP is vertrouwelijk;
    3. Een afspraak kan worden gemaakt door het sturen van een email aan vcp@bga.amsterdam waarin het verzoek om een vertrouwelijk gesprek. Vervolgens neemt de vertrouwenscontactpersoon op met de indiener.

9. Aansprakelijkheid

  1. Het Bestuur van BGA is niet aansprakelijk voor letsel en/of schade, in welke mate dan ook, toegebracht aan leden, leden van leden, trainers, officials en/of ouders en overige aanwezigen, tijdens door haar georganiseerde activiteiten.
  2. Evenmin is zij aansprakelijk voor diefstal van persoonlijke eigendommen van leden, leden van leden en/of ouders of begunstigers. Schade aan eigendommen van BGA of van de ijsbaan waar de vereniging onderdak heeft of krijgt, wordt in rekening gebracht bij degene die de schade heeft veroorzaakt.
  3. Door BGA in bruikleen gegeven uitrustingsstukken e.d. blijven eigendom van BGA. Iedere schade hieraan komt voor rekening van degene die deze uitrusting heeft ontvangen.
  4. De Baanvereniging Groot Amsterdam is verzekerd voor bestuurdersaansprakelijkheid.

10. Abonnementen

  1. Een abonnementhouder is een lid van een bij de BGA aangesloten vereniging, in bezit van een geldend abonnement. Dit abonnement geeft aan de houder het recht om op een bepaalde tijd gedurende een bepaalde periode te schaatsen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen wedstrijdabonnementen, jeugdschaatsabonnementen en toerschaatsabonnementen. Om wedstrijden te kunnen schaatsen dient men in het bezit te zijn van een KNSB-wedstrijdlicentie en een wedstrijdabonnement of wedstrijdkaart.
  2. De BGA kan wedstrijden onder eigen vlag (laten) organiseren; deelnemers aan dit type wedstrijden hoeven niet te beschikken over een licentie, wel is het bezit van een abonnement voorwaardelijk.
  3. (Gediplomeerde) trainers kopen geen abonnement maar krijgen een gratis trainersabonnement voor het uur of de uren waarop ze een groep trainen. Op toerschaatsuren worden geen trainersabonnementen uitgegeven, er mag geen training gegeven worden. Het trainersabonnement geeft geen recht op deelname aan wedstrijden.
  4. Iedere vereniging heeft recht op een quotum voor een aantal abonnementen per periode op basis van de afname in de vorige drie schaatsseizoenen.
    1. Dit aantal abonnementen is het uitgangspunt voor het toewijzen van aanvragen per schaatsuur;
    2. Daarbij wordt rekening gehouden met de verdeling van de abonnementen en de bezetting van de baan.

Opgemaakt en goedgekeurd door de algemene vergadering op 28 november 2019.

Bijlage: Organogram

Reacties zijn gesloten.